A importância de relatórios para a gestão e estratégias da instituição.
O dia a dia de qualquer empresa, de qualquer área, é cheio de números, informações e dados por todos os lados. Isso claramente também ocorre na área de gestão das empresas da área da saúde e das instituições como clínicas e hospitais.
Tudo o que entra e o que sai, entre materiais e medicamentos, os pagamentos, dados de plano de saúde, dos pacientes, enfim, são inúmeras informações que se vistas de maneira isolada podem até não significar algo tão expressivo, mas quando associados a outros dados e colocados em relatórios, são extremamente importantes para entender cada área dentro da instituição e saber quais são os próximos passos a serem tomados.
A seguir, iremos citar os principais fatores onde os relatórios ajudam dentro da gestão de uma instituição.
Atuam como parte integrante do planejamento Qualquer empresa deve ter um planejamento para conseguir alcançar seu sucesso. Seja planejamento financeiro (pagamentos, compra de materiais, planos de saúde), de metas internas, da disposição de leitos dentro de uma instituição, é necessário que existam objetivos para que o caminho possa ser traçado de maneira organizada e correta. Assim, os relatórios ajudam, pois neles estão os dados concretos que permitem com que a gestão hospitalar saiba o que está dando certo, se devem continuar agindo da mesma forma ou mostrar para qual caminho seguir, baseando-se nos dados presentes em cada relatório.
Entregam informações atualizadas Fazer relatórios de maneira recorrente faz com que sua gestão obtenha sempre informações atualizadas, o que facilita e muito o processo de tomada de decisões, pois dessa forma, existe uma base maior que permite adaptar qualquer tática ou estratégia a ser adotada da melhor maneira. Dessa forma, as decisões são tomadas a partir de fatos que condizem com a atual situação da instituição, tornando possível identificar as necessidades da mesma com maior clareza e agilidade.
Organizam as informações Com os relatórios feitos, as informações importantes estarão sempre estruturadas e organizadas. Eles podem ser feitos em forma de gráfico, texto, tabelas ou planilhas, o que for melhor para o entendimento em cada caso. Além disso, com os relatórios, as informações podem ser combinadas e os dados podem ser cruzados, o que permite que as informações obtidas nos relatórios forneçam uma análise geral e muito mais completa da situação, contemplando diversos pontos ao invés de um só, apresentado em um único relatório.
Avaliam o impacto na tomada de decisões Os relatórios feitos de maneira regular ainda trazem mais um ponto positivo, o de poder acompanhar de maneira mais palpável o resultado das decisões tomadas anteriormente. Assim, a tomada de decisões é feita com um controle maior em relação a seus impactos.
Criam um histórico de dados O histórico de dados é um fator extremamente importante e que resulta da criação regular de relatórios. Eles ajudam, mais uma vez, nas futuras tomadas de decisões, pois a partir dele, é possível identificar as melhores direções a serem tomadas e ter noção dos resultados obtidos a partir das decisões anteriores. Assim, é possível saber onde melhorar, o que manter e o que mudar, tornando a gestão muito mais eficiente por ter um histórico baseado em dados concretos e não em projeções. Além disso, no caso específico de instituições de saúde, é importante também ter um histórico de dados de seus pacientes, como iremos mencionar.
Os principais relatórios de gestão A seguir, iremos citar os principais relatórios da gestão de uma instituição de saúde.
Relatório de Faturamento O relatório de faturamento irá analisar, literalmente quanto a instituição fatura por mês. É essencial para que o gestor hospitalar consiga identificar quais são os períodos onde há um aumento ou queda em seus números. São, ainda, objetivos do faturamento hospitalar: • Emitir as faturas de cobrança dos serviços prestados (guias às operadoras); • Emitir relatórios de controle das faturas emitidas e pendentes; • Manter um sistema de controle que emita informações que permitam obter os dados necessários ao processamento dos relatórios de faturamento; • Analisar os relatórios de faturas recebidas; • Verificar as ocorrências de glosas e identificar suas causas; • Providenciar as correções das glosas e localizar documentos comprobatórios; • Preparar os recursos de glosas às operadoras para correção e pagamento das mesmas; • Manter atualizados e organizados, pelo período de no mínimo cinco anos, os comprovantes dos serviços prestados, para atender às auditorias.
Contas a pagar e a receber O relatório de contas a pagar e a receber é bastante relacionado ao relatório de faturamento. Ele exibe as cotas que a instituição tem para serem pagas e também para serem recebidas em um determinado período de tempo.
Relatório de glosas hospitalares As glosas hospitalares existem quando por algum motivo o hospital não realiza a cobrança adequada, seja para mais ou para menos, e então, o convênio de saúde deve analisar e realizar a cobrança correta, repassando exatamente o que o paciente gastou. Dessa forma, vemos que é extremamente importante que esses relatórios sejam feitos toda vez que ocorrer algum caso de glosa, que devem ser sempre encaminhados também aos convênios, para evitar ainda as glosas técnicas (glosas realizadas por um enfermeiro auditor em procedimentos de enfermagem cobrados sem argumentação técnico-científica).
Dados dos pacientes O relatório dos dados de cada paciente é, provavelmente, o tipo de relatório mais importante dentro de uma instituição de saúde. Ele engloba desde um histórico de doenças, familiares, narrado pelo próprio paciente até informações sobre as últimas consultas, exames feitos ou mesmo medicamentos utilizados: tudo isso pode ser usado para reduzir os impactos na saúde do paciente e ampliar o faturamento da instituição. Em meio a esse cenário, hospitais e clínicas precisam ter outro olhar sobre seus sistemas de dados informatizados, já que, além de oferecerem maior praticidade e rapidez, tais relatórios são fontes de informações fundamentais, que devem ser exploradas de forma minuciosa e permanente.
Conclusão Por fim, vimos que a elaboração frequente de relatórios, sejam eles relacionados ao faturamento da instituição ou aos dados de seus pacientes, é de extrema importância para a gestão da instituição de saúde. Isso porque cada um deles traz dados significativos que irão mostrar quais caminhos deverão ser seguidos; metas que devem ser traçadas; a situação atual da instituição; informações que nunca deverão ser tiradas de vista para que sua gestão seja sempre a mais correta e assertiva possível.
Fonte: Paulo Cata – paulocata@dgess.com.br e ou www.dgess.com.br
